電話のマナーはなぜ大事？
LINE やメールと違って、電話は声だけで相手に印象を与えます。丁寧な話し方をすれば「しっかりした人だな」と思ってもらえますし、雑な話し方をすれば「失礼な人だな」と思われてしまいます。電話のマナーは、社会人になってからも一生使えるスキルです。ちなみに、電話に出るときの「もしもし」にも興味深い由来があります。
特にバイトの応募や学校への連絡など、知らない大人と電話するときは、基本的なマナーを知っているかどうかで印象が大きく変わります。逆に言えば、基本さえ押さえておけば「この子はしっかりしているな」と好印象を持ってもらえます。難しいことは何もありません。この記事で紹介するルールを覚えておけば十分です。
電話をかけるときのマナー
時間帯に気をつける
電話をかけてよい時間帯の目安です。相手の都合を考えて電話するのは、マナーの基本中の基本です。
- お店や企業: 営業時間内。開店直後と閉店間際は忙しいので避ける
- 個人: 朝 9 時〜夜 9 時が目安。早朝や深夜は避ける
- 昼休み (12:00〜13:00): 企業への電話は避けたほうが無難。食事中に電話が来ると迷惑
- 月曜の午前中: 企業は週明けの業務が立て込んでいることが多い。急ぎでなければ避ける
最初に名乗る
電話がつながったら、まず自分の名前を名乗りましょう。名乗らずにいきなり用件を話し始めるのは、相手を困惑させます。
- お店への電話: 「すみません、○○と申しますが」
- バイトの応募: 「お忙しいところ恐れ入ります。アルバイトの募集を見てお電話しました、○○と申します」
- 学校への電話: 「○年○組の○○の保護者ですが」(保護者の場合)
用件を簡潔に伝える
名乗った後は、用件を簡潔に伝えましょう。長い前置きは不要です。相手は忙しいかもしれないので、「何の電話か」をすぐに伝えるのがマナーです。
例: 「○月○日の予約をしたいのですが」「○○について質問があるのですが」
電話を受けるときのマナー
3 コール以内に出る
電話は 3 コール (約 10 秒) 以内に出るのがマナーとされています。4 コール以上待たせた場合は「お待たせしました」と一言添えましょう。バイト先で電話を取るときは特に意識してください。
明るい声で出る
「はい、○○です」と明るい声で出ましょう。ボソボソした声だと相手が聞き取りにくく、印象も悪くなります。電話に出るときは、普段の声より少しだけ高めのトーンを意識すると、明るく聞こえます。
知らない番号からの電話
知らない番号からの電話に出るかどうかは悩むところです。出る場合は「はい、○○です」と名乗ればOK。出たくない場合は留守番電話に回して、メッセージを確認してから折り返すかどうか判断しましょう。
電話中のマナー
メモを取る
相手が言った日時、場所、名前などは必ずメモを取りましょう。「覚えておきます」と言って忘れるのが一番困ります。メモとペンは電話の前に準備しておくのがベストです。スマホで電話しながらメモアプリを使うのも OK です。
相づちを打つ
電話では相手の顔が見えないので、「はい」「なるほど」「わかりました」と相づちを打って、聞いていることを伝えましょう。無言だと「聞いているのかな？」と不安にさせます。ただし、相づちが多すぎると逆にうるさく感じるので、適度な間隔で入れるのがコツです。
保留にするときは一言伝える
確認のために電話を保留にするときは「少々お待ちください」と伝えてから保留にしましょう。無言で保留にすると、相手は電話が切れたのかと不安になります。保留が長くなりそうな場合は「確認に少しお時間をいただきます」と伝えると丁寧です。
周りの環境に気をつける
電話をかけるときは、できるだけ静かな場所を選びましょう。周りがうるさいと相手が聞き取りにくくなります。外にいる場合は「少し周りが騒がしくてすみません」と一言添えると好印象です。
電話を切るときのマナー
- 「ありがとうございました。失礼します」と言ってから切る
- 相手が目上の人 (先生、お店の人など) の場合は、相手が切るのを待ってから切る
- ガチャッと乱暴に切らない。スマホなら通話終了ボタンを静かにタップ
- 切る前に用件の確認を忘れずに。「○月○日の○時ですね」と復唱する
やってはいけないこと
- ながら電話: 食べながら、歩きながらの電話は声が聞き取りにくい
- 電車やバスの中での通話: 公共の場での通話はマナー違反
- スピーカーフォンを公共の場で使う: 周りの人に会話が丸聞こえになる
- 相手の話を遮る: 最後まで聞いてから話す
- タメ口で話す: 知らない相手には「です・ます」で話す
- 電話中にスマホをいじる: 操作音が相手に聞こえることがある
バイト応募の電話 - 実践例
中高生が最も緊張する電話の一つが、バイトの応募です。流れを紹介します。事前にこの流れをメモに書いておけば、緊張しても大丈夫です。
- 「お忙しいところ恐れ入ります。アルバイトの募集を見てお電話しました、○○と申します」
- 「アルバイトの応募はまだ受け付けていらっしゃいますか？」
- (面接日時を聞かれたら) 「○月○日の○時でお願いします」
- 「当日は何を持っていけばよいですか？」
- 「ありがとうございます。○月○日の○時にうかがいます。よろしくお願いします」
もし担当者が不在だった場合は、「何時頃にお電話すればよろしいですか？」と聞いて、改めてかけ直しましょう。電話転送で別の担当者につないでもらえることもあります。バイト先での電話対応についてはこちらの記事も参考にしてください。
固定電話を使うときの注意点
自宅に固定電話がある場合、家族宛の電話を取ることもあるでしょう。固定電話を取るときのポイントも押さえておきましょう。
- 「はい、○○ (名字) です」と名乗って出る
- 家族宛の電話なら「少々お待ちください」と言って取り次ぐ
- 家族が不在なら「ただいま外出しております。戻りましたら折り返しお電話させましょうか？」と伝える
- 相手の名前と用件をメモして家族に伝える
まとめ
電話のマナーは「名乗る」「用件を簡潔に」「メモを取る」「お礼を言って切る」の 4 つが基本です。完璧でなくても、丁寧に話そうとする姿勢が伝われば十分です。最初は緊張するかもしれませんが、何回か経験すれば自然にできるようになります。電話をかけること自体が怖いと感じる人は、電話の緊張を和らげるコツも参考にしてください。この記事のフレーズを参考に、自信を持って電話してみてください。