バイト先の電話は怖くない
飲食店、コンビニ、塾、事務所など、バイト先で電話を取る機会は意外と多いです。「失敗したらどうしよう」と不安になりますが、基本パターンを覚えておけば大丈夫です。電話が怖い人のための克服ガイドも参考になります。実は、バイト先にかかってくる電話の 8 割以上は「予約」「営業時間の確認」「担当者への取り次ぎ」の 3 パターンに集約されます。この 3 つさえ押さえておけば、ほとんどの電話に対応できます。
電話対応は社会人になってからも必ず求められるスキルです。電話マナーの基本を学生のうちに身につけておくと、就職してからも「電話対応が上手い新人」として評価されます。最初は誰でも緊張しますが、5 回もやれば自然と体が覚えます。
電話に出るときの基本
お店の名前を名乗る
個人の電話と違い、バイト先の電話ではお店の名前を名乗ります。これが電話マナーの第一歩です。
- 「お電話ありがとうございます。○○ (お店の名前) でございます」
- 「はい、○○です」(カジュアルなお店の場合)
お店によって決まった言い方があるので、先輩に確認しておきましょう。初日に「電話に出るときは何て言えばいいですか？」と聞いておくのがベストです。
3 コール以内に出る
電話が鳴ったら、できるだけ 3 コール (約 9 秒) 以内に出ましょう。4 コール以上待たせてしまった場合は、「お待たせいたしました」を最初に添えます。お客さんは電話が鳴っている間ずっと待っているので、早く出るだけで好印象を与えられます。
声のトーンを意識する
電話では顔が見えないので、声だけが印象を決めます。普段より少し高めの声で、ハキハキと話すことを意識しましょう。ボソボソ話すと「やる気がない」「感じが悪い」と思われてしまいます。笑顔で話すと自然と声のトーンが明るくなるので、電話中は口角を上げることを意識してみてください。
よくある電話の種類と対応
予約の電話
日時、人数、名前、電話番号を聞いてメモします。予約台帳やシステムへの入力方法は事前に教えてもらいましょう。聞き取った内容は必ず復唱して確認します。「3 月 15 日の 19 時、4 名様で田中様ですね」のように復唱すれば、聞き間違いを防げます。
問い合わせの電話
営業時間、メニュー、アクセスなどの質問。わからないことは「確認いたしますので少々お待ちください」と言って、先輩に聞きましょう。絶対にやってはいけないのは、わからないのに適当に答えることです。間違った情報を伝えてしまうと、お客さんに迷惑がかかるだけでなく、お店の信用にも関わります。
取り次ぎの電話
「店長はいらっしゃいますか」と聞かれたら:
- 「少々お待ちください」と伝えて保留にする
- 店長に「○○様からお電話です」と伝える
- 店長が出られない場合は「申し訳ございません、ただいま席を外しております。折り返しお電話いたしましょうか？」
保留ボタンの場所は事前に確認しておきましょう。保留にしたつもりが保留になっておらず、「店長、○○さんから電話ですけど出ますか？」という会話が相手に丸聞こえ、というのはよくある失敗です。ビジネスフォンの保留ボタンは機種によって位置が違うので、初日に操作方法を教えてもらいましょう。
営業・セールスの電話
バイト先には営業の電話もかかってきます。「○○のご案内ですが、オーナー様はいらっしゃいますか」のようなパターンです。対応方法はお店によって異なりますが、多くの場合「担当者が不在のため、お取り次ぎできません」と断って問題ありません。判断に迷ったら先輩に確認しましょう。
メモの取り方
電話の横にメモ用紙とペンを常備しておきましょう。メモすべき項目:
- 相手の名前
- 電話番号
- 用件
- 電話があった時間
- 折り返しが必要かどうか
メモは走り書きで構いません。大切なのは、電話を切った後に「誰から」「何の用件で」「折り返しが必要か」がわかることです。メモを取らずに記憶だけに頼ると、忙しいときに忘れてしまいます。特に電話番号は、1 桁でも間違えると折り返しができなくなるので、必ず復唱して確認しましょう。留守番電話の設定方法を知っておくと、不在時の対応もスムーズになります。
困ったときのフレーズ
- 聞き取れなかった: 「恐れ入りますが、もう一度お願いできますか」
- わからない質問: 「確認いたしますので、少々お待ちいただけますか」
- 担当者が不在: 「申し訳ございません、ただいま席を外しております」
- 自分では判断できない: 「担当の者に確認いたしますので、折り返しお電話してもよろしいでしょうか」
- 相手の声が小さい: 「恐れ入りますが、少しお電話が遠いようでして」
これらのフレーズは丸暗記しておくと便利です。特に「確認いたしますので少々お待ちください」は万能フレーズで、どんな場面でも使えます。わからないことを聞かれたとき、判断に迷ったとき、とりあえずこの一言で時間を稼いで先輩に相談すれば大丈夫です。
やってはいけないこと
- 「わかりません」で終わらせる (→「確認します」と言い換える)
- 保留にしたまま長時間待たせる (30 秒以上かかりそうなら折り返しにする)
- お客様の前でスタッフの悪口や内部情報を話す
- 電話中にガムを噛む、食べ物を食べる
- タメ口で話す (友達に話すような口調は NG)
- 電話を取るのを他の人に押し付ける
特に注意したいのが、保留中の会話です。保留ボタンを押したつもりでも、実際には保留になっていないことがあります。「この人、さっきも電話してきたんだよね」のような発言が相手に聞こえてしまうと、大きなトラブルになります。保留中は相手に聞こえている可能性があると思って行動しましょう。
電話対応に慣れるためのコツ
電話対応は「慣れ」がすべてです。最初の 3〜5 回は緊張しますが、パターンが体に染み込めば自然と対応できるようになります。以下のコツを意識してみてください。
- 先輩の電話対応を観察する: 先輩がどんな言い回しで電話に出ているか、よく聞いておきましょう。お店ごとの「正解」がわかります
- よく聞かれる質問をリスト化する: 営業時間、定休日、駐車場の有無、最寄り駅からの道順など、よく聞かれる質問の答えをメモにまとめておくと安心です
- 失敗しても気にしすぎない: 言い間違えたり、保留操作を間違えたりしても、お客さんはそこまで気にしていません。「すみません」と一言添えてやり直せば大丈夫です
内線番号がある職場では、内線の転送方法も覚えておくと便利です。事務所やコールセンターのバイトでは、内線を使った取り次ぎが頻繁に発生します。
まとめ
バイト先の電話対応は「お店の名前を名乗る」「メモを取る」「わからなければ確認する」の 3 つが基本です。最初は緊張しますが、数回やれば慣れます。電話対応ができるようになると、バイト先での信頼度がグッと上がりますし、社会人になってからも役立つスキルが身につきます。怖がらずにどんどん電話を取ってみましょう。