ビジネスフォンとは、オフィスや店舗で使われる業務用の電話システムです。家庭用の電話機と異なり、主装置 (制御装置) と複数の専用電話機で構成され、内線通話、外線の共有、保留転送、代表番号着信の振り分けなど、業務に必要な機能を備えています。
ビジネスフォンの基本的な仕組みは、少数の外線 (電話回線) を多数の内線電話機で共有することです。例えば、外線 3 回線を 10 台の電話機で共有すれば、同時に 3 通話まで対応でき、残りの 7 台は内線通話や待機に使えます。すべての電話機に個別の電話回線を引くよりも大幅にコストを削減できます。
主な機能として、保留転送 (通話を保留にして別の担当者に転送)、パーク保留 (共有の保留ボタンに通話を置き、どの電話機からでも取れる)、代理応答 (他の席にかかってきた電話を自分の電話機で取る)、不在転送 (担当者不在時に別の番号に自動転送) などがあります。
従来のビジネスフォンは主装置の購入・設置に数十万〜数百万円の初期費用がかかり、電話機の増設や移転時にも工事が必要でした。近年はクラウド PBX の普及により、主装置をクラウド上に置き、スマートフォンやパソコンを内線電話機として使えるサービスが増えています。初期費用が大幅に下がり、リモートワークにも対応できるため、中小企業を中心に導入が進んでいます。